Voor de doorwerkers in je bedrijf verlopen de zomermaanden niet altijd rustig

Door afwezigheid van collega’s worden werkzaamheden overgepakt en meestal kosten deze extra werkzaamheden meer tijd en energie dan hun eigen werk. Bij veel bedrijven blijven de resultaten in de zomermaanden dan ook achter. En dat heeft niet alleen met vakantie-vierende-klanten te maken…

Vaak wordt de vakantieperiode door de achterblijvers als een rommelige tijd gezien, waarin veel ad hoc wordt gewerkt. Er is minder structuur dan in de overige maanden: overleggen vervallen, vaste contactpersonen zijn afwezig en het accent ligt op het wegwerken van werk.

Tegen de tijd dat collega’s uitgerust van vakantie terugkomen, zijn de doorwerkers hard aan vakantie toe. Door deze piekbelasting put je je medewerkers uit. En dat is niet nodig. Door een goede vakantievoorbereiding kan je bedrijf soepel de zomermaanden doorkomen en kunnen je medewerkers maximale aandacht voor de resultaten houden.

Hoe zorg je voor een soepele vakantieperiode? 

Er zijn een aantal zaken die je kunt regelen om het voor de doorwerkers zo makkelijk mogelijk te maken. Ik heb daarvoor een ‘vakantiechecklist’ voor je gemaakt. Sommige punten kun je zelf oppakken, andere zaken door je medewerkers onderling laten regelen.

De vakantiechecklist voor je bedrijf

• zorg voor zo min mogelijk overlap in vakanties, door je medewerkers in twee- of drietallen hun vakantieplannen af te laten stemmen
• zorg ook dat al je medewerkers weten wie welke afwezige collega vervangt
• laat leveranciers en klanten een aantal weken vooraf  informeren over de afwezigheid van hun vaste contactpersoon in je bedrijf, met het verzoek om zoveel mogelijk dringende zaken voor die tijd af te handelen
• laat elke medewerker afwezigheidsmelders aanzetten voor mail en telefoon met de naam van de collega die dringende (!) zaken overneemt
• zorg voor een goede doorschakeling van telefoons, zodat je bedrijf goed bereikbaar blijft
• geef elke medewerker de ruimte om goed af te ronden voor zijn vakantie. Stimuleer dat hij de laatste dag voor zijn vakantie zaken ordent, organiseert en overdraagt
• plan zo mogelijk geen overleg en andere bijeenkomsten in de week voorafgaand aan de vakantie van de medewerker of accepteer zijn afwezigheid zodat hij zich kan richten op afronding en overdracht
• laat alle medewerkers een overdrachtslijst maken met vaste, terugkerende werkzaamheden én met zaken die actueel zijn. Laat ze duidelijk aangeven welke vaste zaken door moeten lopen en wanneer een actuele zaak opgepakt moet worden
• zorg ervoor (of laat verzorgen) dat alle autorisaties voor systemen centraal bekend zijn en sleutels beschikbaar. Niets is zo vervelend om te moeten zoeken naar sleutels en paswoorden
• spreek met alle medewerkers af wat er moet gebeuren bij spoedgevallen: Wie neemt actie? Wie wordt geïnformeerd?

Geef zelf het goede voorbeeld

Regel deze zaken ook goed voor jezelf. Als jij achter de punten op deze checklist staat en zelf het voorbeeld geeft, gaan je medewerkers er serieuzer mee aan de slag. Ik raad het je echt aan. Je zult merken dat je bedrijf tijdens vakanties veel soepeler doorloopt en een professionele, betrouwbare indruk achterlaat bij je klanten en leveranciers.

Dit blogartikel is ook gepubliceerd op Seats2meet.com.

© de Wereld van Personeel