De proeftijd is een wettelijk bepaalde periode waarin jij en je nieuwe medewerker ‘proef draaien’. Na die periode, meestal een maand, beslissen jullie pas of jullie beiden het contract bij jouw bedrijf willen voortzetten. Best een belangrijk ding dus, die proeftijd.

Waar je tijdens de proeftijd nog elke dag het contract kunt stopzetten, is de einddatum van de proeftijd de overgang naar een juridisch contract dat niet van de één op de andere dag zonder slag of stoot kan worden opengebroken.

Gebruik jij de proeftijd ook echt op deze manier, om na een periode ‘proeven’ definitief te beslissen?

Waarom deze vraag over de proeftijd? Omdat ik zelf pas na een aantal jaren management serieuzer naar een proeftijd ben gaan kijken. Voor die tijd lette ik tijdens een proeftijd vooral op de klik tussen mijn nieuwe medewerker en ons bedrijf, de andere collega’s in het team, én mij. En natuurlijk kreeg ik ook een indruk van de manier waarop de medewerker zijn werk oppakte, maar ik had vooraf nooit precies helder waar ik op ging letten en wanneer ik wel of niet tevreden zou zijn.

Vanaf dag één duidelijke afspraken over verwachtingen

Pas na een slechte ervaring tijdens de proeftijd én dus een heel lastig ‘einde-proeftijd-gesprek’ met een medewerker, ben ik er dieper ingedoken. En heb ik een belangrijke keuze gemaakt die ik graag met je deel.

Ik heb ervoor gekozen om met iedere nieuwe medewerker vanaf dag één heel duidelijke afspraken te maken over mijn verwachtingen en de resultaten die de medewerker in de proeftijd moet bereiken. Daardoor weet de medewerker waar het slagen van zijn proeftijd vanaf hangt. Dat is rustig voor hem en maakt een ‘einde-proeftijd-gesprek’ voor mij ook een stuk makkelijker.

Om duidelijke afspraken te maken zet je de volgende 7 stappen

1     bedenk welk gedrag je wilt zien

Tijdens het selectietraject heb je een indruk gekregen van je medewerker. Bedenk welk gedrag in deze functie het allerbelangrijkst is. Bijv. je wilt graag dat iemand nieuwe klanten binnen brengt. Het nemen van initiatief kan dan heel bepalend zijn voor het resultaat.

2     bedenk welk resultaat je wilt zien

Verzin een opdracht waaruit kan blijken dat je medewerker dat gedrag onomstotelijk vertoont én daar positieve resultaten mee kan halen. Bijv. vraag of hij in de eerste twee weken een plan maakt (max 1 A4-tje!) om nieuwe klanten binnen te halen. Laat je niet verleiden tot het geven van de kaders van het plan. Geef deze eenvoudige opdracht en ga niets voorkauwen. Dus, WAT moet iemand doen.

3     houd in de gaten hoe je medewerker te werk gaat

De manier waarop je nieuwe medewerker de opdracht oppakt, vertelt je al heel veel over zijn werkwijze en de mate waarin hij echt initiatief vertoont. Hoe kijkt hij naar de markt? Hoe bepaalt hij waar hij nieuwe klanten gaat vinden? Komt hij vaak met vragen bij jou? Maakt hij gebruik van de kennis van collega’s? Is hij handig met het internet en andere tools? Heeft hij een netwerk dat hij raadpleegt?

4     toets regelmatig hoe het gaat

Natuurlijk wacht je niet eerst twee weken af om er dan misschien achter te komen dat het helemaal niets wordt. Dat wil je dan graag al eerder weten. Spreek regelmatig kort af om te bespreken of hij het resultaat voor de deadline kan halen.

5     bespreek het resultaat en luister naar de toelichting van je medewerker

Als de deadline verstrijkt zie je het resultaat van je opdracht. Omdat je vooraf niet hebt gesproken over HOE het resultaat gehaald moet worden, krijg je een goede indruk of hij zelfstandig tot het resultaat kan komen en welke kwaliteit hij daarin levert. In de voorbeeldopdracht zie je dat aan de manier waarop het plan is opgebouwd, uitgewerkt en beschreven. Ook zijn toelichting geeft je veel informatie; laat hem vertellen hoe hij te werk is gegaan en hoe hij aan zijn informatie is gekomen. Vraag waar hij tegenaan is gelopen en hoe hij dat heeft opgelost.

6     bespreek jouw feedback en adviezen

Geef pas nu (!) jouw advies en verbeterpunten aan. Leg uit waarom je dat adviseert en geef je nieuwe medewerker de mogelijkheid om hierover zijn mening te geven. Juist dit soort gesprekken geven jou heel veel informatie over de manier waarop hij straks met alle resultaatafspraken en opdrachten aan de slag gaat.

7     maak een nieuwe resultaatafspraak

Maak tot slot een volgende resultaatafspraak en beperk je ook hier weer tot het WAT. Laat de medewerker zelf het HOE vormgeven. Bij een volgend resultaat zie je ook hoe hij jouw feedback en adviezen heeft verwerkt.
Je kunt variëren in het aantal resultaatafspraken en in de lengte van de periodes tot een deadline. Dat hangt af van wat je tijdens de proeftijd wilt zien.

Door vanaf dag 1 volgens deze 7 stappen afspraken te maken voor de proeftijd, is direct helder welke verwachtingen je hebt. En, ben je ook snel in staat om te beoordelen of de nieuwe medewerker aan je verwachtingen voldoet. Tegelijkertijd is het voor hem helder en kan hij zijn proeftijd ook benutten om te beoordelen of hij aan de verwachtingen kan én wil voldoen.

Ook belangrijk

Zorg er altijd voor dat je de proeftijd vóór de eerste werkdag schriftlijk vastlegt en deze door beiden partijen is ondertekend. Anders geldt hij niet en heeft je medewerker een veel sterkere juridische positie op het moment dat je toch al snel afscheid wilt nemen.

© de Wereld van Personeel