Dossieropbouw heeft een negatieve klank

Vorige week sprak ik op een netwerkbijeenkomst met een ondernemer over mijn werk. Hij was geïnteresseerd in mijn optreden als spreker voor de businessclub waar hij lid van is. We bespraken een paar onderwerpen.

Toen ik vertelde dat onze klanten vaak bij functioneringsproblemen van hun medewerkers tegen onvolledige dossiers aanlopen en dat dit heel goed te voorkomen is, reageerde hij direct resoluut: ‘Nee, niet over dossieropbouw. Geen negatief verhaal hoor. Daar zijn er genoeg van. We willen juist een positief, motiverend verhaal å la Annemarie van Gaal’.

Nu ben ik, helaas voor hem, geen Annemarie van Gaal. Maar ik ben het met hem eens dat dossieropbouw heel vaak negatief wordt gebruikt. Omdat er meestal pas mee wordt gestart als de relatie met een medewerker minder goed wordt. Als al duidelijk is dat een medewerker niet goed functioneert en de exit-deur al half open staat. Slecht timing en daardoor negatieve klank. Dat dossier had er natuurlijk al lang moeten zijn.

Het dossier begint bij aanname

…en loopt bij iedere medewerker door tot ontslag. Het dossier geeft per medewerker weer hoe duidelijk jij met je medewerker communiceert over je verwachtingen. Het geeft aan welke stappen jij zet en welke afspraken je maakt, om je medewerker zo goed mogelijk te laten presteren en het maximale uit zijn inzet en talent te halen.

Wat moet je bij aanname dan doen?

Niets bijzonders of tijdrovends. Zorg ervoor dat je bij elke nieuwe medewerker duidelijkheid hebt én biedt over de volgende zaken

• een beschrijving van de verantwoordelijkheden in de functie (geen takenoverzicht!)
• een arbeidsovereenkomst die past bij je bedrijf
• een goed inwerkprogramma, bij voorkeur met proeftijdafspraken

Als deze drie zaken bij de start van een nieuwe medewerker geregeld zijn, is de basis voor een positief (!) dossieropbouw gelegd. Je medewerker weet direct heel goed wat je van hem verwacht. En binnen welke kaders resultaten moeten worden gehaald. Het begin is dan gemaakt. Daarna is het een kwestie van consequent en regelmatig bijhouden, bijsturen, nieuwe afspraken maken en vastleggen.

En wat betreft dat spreken voor de businessclub….., daar maken we uiteraard iets positiefs en motiverends van!

© de Wereld van Personeel