Laatst was ik ziek, echt ziek
Een hele week in bed en te beroerd om te mailen, te bellen en te werken. Best lastig, zo’n weggeplukte week uit mijn agenda. Daarna moest ik nog hard aan de slag om alles voor mijn vakantie bij te werken en in te halen.
Door de vakantieperiode kon ik maar beperkt mijn werk overdragen. Dat moeten we voor de volgende keer toch anders regelen. Ik werd er in ieder geval flink onrustig van en dat hielp niet echt…
Hoe doe jij dat? Wat gebeurt er in jouw bedrijf als je ziek bent?
Ik ga ervan uit dat je daarover afspraken hebt gemaakt met je medewerkers. Een paar dingen om over na te denken en doordachte keuzes in te maken
- communicatie over de reden van afwezigheid
Wat heb je afgesproken met je medewerkers over hun communicatie als er iemand ziek is?
Ik ken ondernemers die daar niet moeilijk over willen doen en tegen klanten, leveranciers en andere relaties open zijn over de reden van iemands afwezigheid. Tegelijkertijd zijn er ook ondernemers die dat minder prettig vinden en aangeven dat iemand ‘een aantal dagen afwezig is’.
Bedenk wat jij met je bedrijf wilt uitstralen en spreek af hoe open jij wilt communiceren over de reden van iemands afwezigheid. Wat zeggen jouw medewerkers als jij ziek bent?
- ‘can I help you’
Wat is gebruikelijk in je bedrijf; biedt iemand aan de klant/leverancier/relatie te helpen of wordt het werk doorgeschoven tot de zieke weer terug is op het werk? Ik maak het zelf nog regelmatig mee dat ik een bedrijf bel en degene aan de lijn NIET aanbiedt om mij te helpen (en nee, ik doe dan niet aan acquisitie…)
‘…mijn collega is er niet, donderdag kunt u haar weer bereiken’
‘…nee, die is er niet, die werkt nooit op dinsdag…..’
‘…hij is met vakantie. Ja lekker hoor. Op x mei is hij weer terug’
‘…u wilt een afspraak maken? Maar ik kan niet in haar agenda. Dan kunt u
haar het beste vrijdag bellen….’
Gelukkig is er af en toe iemand die wel, vanuit zichzelf, vraagt of hij mij kan helpen. Is dat bij jou in het bedrijf ook zo? Bieden jouw medewerkers hulp aan een beller of bezoeker als jij afwezig bent? Hoe klantvriendelijk is jouw bedrijf in zo’n situatie?
- tijdelijk delegeren
- e-mailberichten (die jij evt. na een korte selectie doorstuurt)
- betalingen aan leveranciers en medewerkers
- klachtbehandeling
- bestellingen
- tekenen van offertes
- offerteberekeningen
- alle andere activiteiten die nu alleen door jou worden uitgevoerd
Maak hier vooraf al afspraken over zodat de verantwoordelijkheden én de bijbehorende bevoegdheden duidelijk zijn en geregeld kunnen worden (vooral de bevoegdheden!). Dit soort afspraken kunnen je ook helpen als je met vakantie bent en meerdaagse trainingen of beurzen hebt. Probeer zoveel mogelijk vooruit te denken en vooraf de zaken bij je medewerkers onder te brengen.
Ik ga hier zelf ook nog eens kritisch met het team over nadenken. Dat geeft ons ook vast meer rust als de volgende keer één van ons ziek op bed ligt…
© de Wereld van Personeel
